Dezvoltare

De ce are nevoie un manager de un asistent personal? Descrierea postului unui asistent manager: caracteristici ale redactării

Acasă Descrierea postului - acesta este un document care stabilește sarcinile îndeplinite de angajat, îi definește pe acesta responsabilități de serviciu
și limitele sale Deși elaborarea fișelor de post pentru fiecare profesie sau post în Federația Rusă nu este reglementată de legislația muncii, în marea majoritate a organizațiilor angajatoare (cum forma de stat

proprietate și privat), acest document trebuie să fie disponibil.

Fișa postului unui asistent manager conține cât mai multe informații Oportunitatea pregătirii unei fișe a postului se explică prin faptul că, în cazul unui proces, fără acesta, va fi dificil să se dovedească neîndeplinirea obligațiilor de către angajat (și o listă exhaustivă a acestora este stabilită în documentul de instrucțiuni), deoarece contractul de muncă cu salariatul este în conformitate cu partea 2 a articolului 57 Codul Muncii

Federația Rusă conține doar funcția și funcția sa generală de muncă.

Fișa postului permite angajatorului să:
Justificați refuzul unui solicitant de post din cauza nerespectării cerințelor stabilite în acesta
Delimitați clar responsabilitățile între angajați individuali
Evaluați performanța atât în timpul perioadei de testare, cât și după aceasta

Justificați inadecvarea angajatului pentru funcția pe care o ocupă (ținând cont de rezultatele certificării).

Prezența unei fișe a postului este utilă și pentru angajatul însuși, deoarece stabilește limitele atribuțiilor și responsabilităților acestuia, iar nimeni nu trebuie să îndeplinească funcții care nu sunt prevăzute nici de contractul de muncă, nici de responsabilitățile postului.

Secțiuni de dezvoltare și instrucțiuni

Atunci când elaborează instrucțiuni, aceștia folosesc de obicei prevederile GOST R 6.30-2003 și cartea de referință de calificare pentru posturile de manageri, specialiști și alți angajați (aprobat de Ministerul Muncii din Rusia în 1998). Instrucțiunea sub formă de proiect este avizată de dezvoltatori, convenită cu corpul reprezentativ al lucrătorilor (dacă există) și aprobată de manager.

Este important de reținut că instrucțiunile nu sunt compilate pentru niciun angajat, ci pentru o anumită funcție/profesie. Prin urmare, ținând cont de specificul unei anumite poziții, instrucțiunile stabilesc gama de responsabilități pe care angajatul le va îndeplini în această funcție anume.

Caracteristicile fișei postului unui asistent manager

Asistent manager - post responsabil

Asistent manager este un post special. Funcția de muncă a unui asistent manager este de a organiza munca managerului său, atât din punct de vedere tehnic, cât și organizatoric.

Programarea întâlnirilor și evenimentelor, planificarea unei zile de lucru, a unei săptămâni sau a unei perioade mai lungi, organizarea de excursii și evenimente, monitorizarea execuției documentelor importante - acestea sunt doar o mică parte din responsabilitățile unui asistent executiv calificat.

Este greșită identificarea posturilor și, în consecință, a atribuțiilor îndeplinite de secretar, asistent, director de birou și asistent executiv. Dacă primele posturi presupun mai multe funcții auxiliare, atunci asistentul managerului este obligat să aibă funcții organizatorice și administrative. Nu întâmplător directorul de calificări clasifică această poziție drept manager.

În consecință, cerințele stabilite pentru un angajat angajat în funcția de asistent manager sunt prezentate ca și pentru management: începând de la nivelul de studii, până la calificări și experiență anterioară de muncă. Calitățile personale sunt, de asemenea, foarte importante.

Deoarece nici contractul de muncă și nici alte documente nu conțin o declarație detaliată a competențelor asistentului managerului, acestea trebuie reflectate cât mai exact posibil în fișa postului. Caracteristici ale instrucțiunilor pentru postul „Asistent Manager”:

Definiție detaliată a termenilor de referință
Elaborarea de instrucțiuni similare cu instrucțiunile managerului (excluzând, desigur, funcția de management direct și luarea deciziilor individuale)
Luarea în considerare a caracterului confidențial al unor responsabilități
Răspunderea crescută pentru necinste (dată consecințe posibile cauzand prejudicii angajatorului)
Capacitatea de a îndeplini funcții delegate suplimentar de către manager.

Cerințe generale pentru un asistent manager

Adesea există cerințe speciale pentru postul de asistent manager

Secțiunea „Dispoziții generale” poate include, pe lângă listarea cerințelor pentru experiență și educație, și competențele necesare, procedura de subordonare și înlocuire. Cel mai adesea sunt stabilite următoarele condiții:

Învățământ superior
Experiență (de obicei cel puțin 1 an, uneori mai mult)
Cunoașterea limbilor străine.
Abilități de comunicare în afaceri, scriere și etichetă
Cunostinte in echipamente de birou
Rezistența la stres

În plus, un angajat în această poziție trebuie să cunoască reglementările locale ale întreprinderii și să se înțeleagă cu angajații și conducerea. În ceea ce privește limbile străine, merită să solicitați cunoștințe numai în acele cazuri dacă asistentul le va folosi practic în timpul îndeplinirii sarcinilor sale.

O persoană care deține funcția de asistent manager trebuie să poată utiliza și stoca informații confidențiale.

Responsabilități și drepturi

De obicei, responsabilitățile unui asistent manager includ:

Executarea sarcinilor de management direct
Planificarea si coordonarea timpului de lucru al managerului
Controlul și organizarea negocierilor (atât telefonic, cât și oral)
Compilare și editare
Controlul confidențialității și siguranței documentației

Funcții precum copierea, menținerea bazelor de date de informații și alte lucrări tehnice și de asistență sunt de obicei efectuate de un secretar (asistent secretar). Pentru o muncă de succes, asistentului managerului i se acordă drepturi destul de largi:

Reprezintă interesele organizației în timpul întâlnirilor și convorbirilor telefonice
Solicitați de la angajați orice informații și documente necesare pentru a îndeplini instrucțiunile managerului
În limitele autorității delegate, conduce corespondența și negocierile, avizează documente pentru a rezolva problemele curente.

Desigur, fiecare organizație, ținând cont de natura activităților sale, completează sau modifică lista drepturilor acordate angajaților.

Limite de răspundere

Fișa postului unui asistent manager vă permite să evitați litigiile pe viitor

Atunci când stabiliți răspunderea, ar trebui să vă amintiți normele legale:

Pentru neîndeplinirea atribuțiilor de serviciu – conform Codului Muncii
Pentru - in limitele legislatiei administrative, civile si penale
Pentru - in conformitate cu normele Codului Muncii si Codului civil.

Prin elaborarea unei fișe de post pentru un asistent manager, ținând cont de normele legislației în vigoare și de specificul activităților unei anumite organizații, nu numai că puteți selecta cel mai potrivit angajat pentru o astfel de poziție responsabilă, dar puteți și evita eventualele litigii în viitorul.

Opinia unui avocat expert:

Articolul 81 clauza 3 din Codul Muncii al Federației Ruse conține motive de încetare contract de munca la iniţiativa angajatorului. Este legat de aptitudinea profesională a angajatului. Această bază trebuie confirmată de rezultatele certificării. Atunci când se întocmește o fișă de post pentru un asistent manager, este necesar să se precizeze în detaliu toate cerințele de calificare pentru specialist.

Condițiile de muncă ale unei persoane și eficacitatea acesteia pot depinde de gradul de detaliu și de specificație. În cele din urmă, managerul are nevoie de un asistent real, conștiincios. De asemenea, ar trebui să atragem atenția cititorilor noștri asupra faptului că un manager poate avea mai mulți asistenți. Se pot specializa în probleme tehnice, financiar etc.

Există un tip de manager care nu are adjuncți în personalul său. El face totul singur, iar mai mulți asistenți îl ajută pur și simplu cu asta. El ia toate deciziile singur. Pentru a întocmi o fișă de post de înaltă calitate pentru un asistent manager, este necesar să se implice managerul însuși în proces. Altfel, va fi doar o bucată de hârtie.

Videoclipul te va învăța cum să devii încrezător și să treci la un interviu de angajare:

Deseori se discută locul lui în sistemul de management, rolul său în afaceri moderne s-au scris multe, sfera sa de influență se extinde, iar funcționalitatea sa devine din ce în ce mai complexă de la an la an. Doar statutul său rămâne neschimbat. Asistent - cine este el? Ceea ce face el? De ce persoana lui umilă atrage atât de mult atenția?

Din istoria profesiei

Se crede că primii parteneri au apărut în Roma antică. Jurisprudența romană, care a dezvoltat formule pentru tranzacțiile juridice, trebuia să le pună în formă scrisă tradițională. Treptat, munca mecanică asupra materialelor legale devine nu numai mai independentă și creativă, ci și aproape exclusivă. Reprezentanții săi în epoca republicii erau scribae și exceptoreset notarii - scribi care erau implicați în punerea în formă documentară a materialului juridic. Scribae erau în serviciul public, exceptores et notarii - în serviciul persoanelor private. Funcția de scribae putea fi ocupată doar de cetățenii romani care nu erau lipsiți de onoare civică, iar persoanele care suferiseră derogare de la drepturile civile nu aveau acces la această funcție. Alegerea lor a fost pe viață și nu s-a limitat la termenul de serviciu, ci s-a extins la succesorii lor. Scribae ar putea ceda locul lui unei alte persoane contra cost.

Dintre scribii mai capabili, magistrații alegeau asistenți, ale căror atribuții includeau întocmirea documentelor publice (tabulae publicae) și ținerea conturilor publice (rationes), drept care au fost numiți scribae librarii. Asistenții ocupau o poziție socială înaltă. Unul dintre numele care a ajuns până la noi din adâncul secolelor este numele asistentului apropiat al vechiului împărat roman Augustus - Mecenas, care a îndeplinit misiuni diplomatice, politice și private. Patronul său de poeți, artiști și oameni de știință a făcut ca numele „Patron” să fie un nume cunoscut.

Pe cine angajează ca asistenți?

Un lider de astăzi este, în primul rând, un lider care se distinge prin inteligență, gândire flexibilă, capacitatea de analiză și introspecție, maturitate emoțională, abilități organizatorice și performanță uimitoare. Desigur, un astfel de lider nu poate exista în vid. Are nevoie de o verigă de legătură, un conducător al ideilor, sarcinilor sale, o persoană care să-și ia asupra sa soluția multor probleme și să-l elibereze de povara rutinei. Cu cât o afacere se dezvoltă mai repede, cu atât compania este mai mare și managerul are mai mult succes, ceea ce înseamnă că nevoia unui asistent serios devine urgentă.

Atunci când alege un asistent personal, un manager de succes are cele mai mari cerințe nu numai în ceea ce privește educația, calitățile profesionale, experiența de lucru, abilitățile practice, ci și caracteristicile personale persoana de care are nevoie un manager. Un asistent personal este o persoană profesionistă, responsabilă, capabilă să-și asume responsabilități enorme pentru a sprijini activitățile unui manager și a-l elibera de pierderea timpului.

Este dificil să găsești un asistent cu adevărat profesionist. Un recrutor cu experiență abordează selecția unui asistent personal cu toată responsabilitatea: nici măcar nu ia în considerare propunerile de la solicitanții care își schimbă adesea locul de muncă, fără studii, experiență de muncă, iar CV-urile întocmite cu erori gramaticale și stilistice nu îi vor stârni interesul.

Până de curând, în principal sexul frumos a devenit asistenți personali. Astăzi, un asistent masculin nu mai este neobișnuit– se distinge prin intenție, determinare și reținere emoțională, are inteligență și capacitatea de gândire strategică. La rândul lor, asistentele sunt mai rezistente la stres, se adaptează mai bine, simt nuanțele relațiilor mai subtil datorită flexibilității lor, găsesc rapid o cale de ieșire dintr-o situație dificilă, sunt atente la detalii și au capacitatea de a asculta și sunt mai mult pacient atunci când efectuează lucrări de rutină. Prin urmare, alegerea unui asistent ar trebui să se bazeze nu pe genul său, ci pe profesionalism și un set de abilități.

Cerințele educaționale pentru un candidat pentru postul de asistent personal nu sunt prea stricte: el poate fi specialist cu studii superioareîn orice zonă, principalul lucru este prezența altor componente necesare implementării funcționalității pentru o anumită poziție. Cel mai adesea, specialiştii în ştiinţe umaniste - specialişti în domeniul afacerilor din turism, relaţii publice şi suport documentar pentru management, istorici, traducători, jurnalişti, filologi - reuşesc în rolul de asistenţi. Un asistent poate avea o educație tehnică, economică sau juridică - astfel de specialiști au adesea o minte analitică, își demonstrează abilitățile în pregătirea recenziilor, rapoartelor sau a supravegherii proiectelor și îndeplinesc sarcini de complexitate crescută. Și, desigur, educația care se potrivește cu profilul companiei este întotdeauna binevenită.

În același timp, cerințele pentru experiența de lucru și abilitățile profesionale ale unui asistent sunt foarte mari. Cei care cred că este suficient ca un asistent personal să aibă abilități de secretariat - să știe limba straina, dețin un computer, au experiență în compilare scrisori de afaceriși furnizarea de călătorii de afaceri, rezervarea biletelor și organizarea de întâlniri de afaceri. Pe lângă toate cele de mai sus, asistentul trebuie să:

● să aibă o minte analitică și capacitatea de sistematizare gândire logică;

● au memorie buna, au o reacție rapidă;

● fi harnic, rezistent, rezistent la stres;

● să aibă o perspectivă largă, vorbire competentă;

● să fie capabil să-și asume responsabilitatea;

● au bun gust;

● fii loial intereselor corporative și intereselor personale ale liderului tău.

Responsabilitati de asistent

Principalele responsabilități ale unui asistent manager includ următoarele:

● suport administrativ pentru manager;

● planificarea zilei de lucru a managerului, coordonarea și suportul organizatoric pentru întâlniri și primirea vizitatorilor;

● suport informativ si analitic pentru manager: cautarea si prelucrarea informatiilor necesare; pregătirea de informații, materiale analitice și de prezentare, rapoarte și discursuri, recenzii analitice, rapoarte etc.;

● efectuarea corespondenței de afaceri a managerului;

● pregătirea ședințelor, consiliilor, ședințelor ținute de manager, formalizarea rezultatelor întâlnirilor/negocierilor de afaceri;

● participarea la negocieri, intalniri de afaceri, receptii; însoțirea managerului la întâlniri, deplasări etc.;

● organizarea si asigurarea de calatorii de afaceri si intalniri (logistica rutelor optime, rezervare bilete, camere de hotel, transferuri; suport pentru vize; inscriere pentru participare la conferinte si seminarii; organizare de agrement);

● mentinerea relatiilor cu reprezentantii companiilor, intreprinderilor, organizatiilor, autoritatilor puterea de stat iar conducerea să rezolve probleme care nu necesită participarea directă a managerului; obținerea de documente și informații de la guvern și organele de conducere în numele managerului;

● traduceri orale și scrise, suport lingvistic pentru negocieri și întâlniri de afaceri;

● organizarea de prezentari si evenimente de protocol, activitati de reprezentare;

●intocmirea rapoartelor de cheltuieli;

● îndeplinirea sarcinilor personale ale managerului.

Această listă nu este completă, responsabilitățile unui asistent pot varia într-o anumită companie.

Despre încredere

Problema încrederii este însăși piatra de temelie, fundația pe care se construiește întregul sistem de relații „asistent - lider”. Pentru mulți manageri, un asistent nu este doar o persoană de încredere, o persoană expusă secretului cunoașterii, ci și aproape un membru al familiei. Gradul de încredere este uneori atât de mare încât i se încredințează informații confidențiale, numere de cont bancar, carduri de plată și coduri PIN, sume mari de bani, coduri de siguranță, sigilii ale companiei și secrete personale. De aceea mulți asistenți oferă nu numai organizare activități oficiale lider, dar și să-și rezolve problemele de familie și de acasă: cumpără cadouri pentru membrii familiei, comandă coșuri cu flori pentru cei dragi, selectează personalul casnic, organizează vacanțele copiilor etc.

Este important să ne amintim că se acordă încredere unui asistent care:

● stăpânește cu pricepere abilitățile de comunicare în afaceri;

● știe să audă și să asculte;

● menţine subordonarea;

● păstrează neutralitatea și confidențialitatea;

● menține un echilibru între încredere și conformare, are propria părere, este gata să-și apere poziția, dar înțelege bine când este necesar și unde trebuie să se retragă.

Avantajele și dezavantajele profesiei

Să începem cu unde se termină de obicei, lăsând-o modest „pentru mai târziu” - cu întrebarea salariilor. Cerințe foarte înalte pentru candidații pentru posturile vacante " asistent personal manager”, precum și oferte serioase din partea solicitanților, au ridicat semnificativ ștacheta așteptărilor și ofertelor salariale. La Moscova media aproximativă salariile pentru un asistent manager variază de la 40 la 60 de mii de ruble, în regiuni - de la 20 la 30 de mii. Experiența de lucru, recomandările și cunoștințele de limbi străine permit candidatului să se califice pentru o remunerație mai mare.

Experiența zilnică de management, un nivel în creștere de responsabilitate și o schimbare a naturii sarcinilor în curs de rezolvare permit asistentului să dobândească cunoștințe neprețuite în această poziție. Asistent este o poziție care implică creștere și autorealizare constantă, îmbunătățirea calităților, abilităților și talentelor personale; deschizând perspective reale de activitate profesională. Ținând cont de toate cele de mai sus, un asistent profesionist în viitor poate aplica, cel puțin, la funcția de șef al secretariatului, biroului, managementului afacerii, dar este posibilă și o altă desfășurare a evenimentelor - executiv, administrativ, director general sau organizație propria afacere.

Dezavantajul oricărei profesii este prețul pe care îl plătim pentru stăpânirea competențelor profesionale. Ziua de lucru a unui asistent durează mai mult decât ziua de lucru a unui manager, așa că deseori începe dimineața devreme și se termină seara târziu. În plus, un asistent personal trebuie să fie disponibil șefului său aproape non-stop. Dacă un manager are un singur asistent, uneori este dificil să iei chiar și o zi liberă sau să pleci în vacanță - asistentul este strict limitat de limitele de vacanță ale managerului său.

În plus, relațiile existente, munca în echipă, atașamentul personal față de lider joacă adesea împotriva dorințelor și aspirațiilor de a schimba ceva, făcând din asistent un ostatic al unei anumite persoane. oficial, și, în consecință, profesii.

Poziția de asistent trebuie considerată o rampă de lansare, iar cariera și creșterea lui personală depind de determinare, de o conștientizare clară a capacităților, a dorințelor și a efortului depus.

Nume în istorie

Numele figurilor care au lăsat o amprentă în istoria politicii mondiale, a culturii, a științei, a diplomației sunt cunoscute de toată lumea, dar numele asistenților lor, care și-au asumat o muncă grea și uneori ingrată care a contribuit la nașterea multor realizări, sunt nu întotdeauna păstrat de istorie pentru posteritate.

Pavel Ivanovici Iagujinski ( 1683–1736) – asistent al lui Petru I, om de stat si diplomat. Om activ și energic, din 1701 a devenit însoțitorul constant al lui Petru I în toate campaniile și călătoriile în străinătate, s-a găsit la locul lui peste tot și și-a câștigat favoarea țarului. ÎN ani diferiti a ocupat funcțiile de procuror general al Senatului, ministru plenipotențiar la Sejm polonez din Grodno, ministru de cabinet, a fost trimis la Viena, ambasador la Berlin. Petru I i-a încredințat în mod repetat misiuni diplomatice importante. Pavel Ivanovici a purtat negocieri foarte dificile cu regii Danemarcei și Prusiei. Iagujinski, în calitate de confident personal al țarului, a participat fără excepție la toate congresele europene. Inclusiv pentru că vorbea engleză, germană, spaniolă și limbi franceze, ca să nu mai vorbim de poloneză și lituaniană. Împăratul nu s-a înșelat în alegerea procurorului general. Yaguzhinsky a îndeplinit cu zel și foarte prompt toate instrucțiunile lui Petru I. El nu a întârziat niciodată execuția, așa cum practicau adesea alți nobili, și, după ce a primit orice sarcină, într-o zi sau două i-a raportat lui Petru I despre rezultate.

Contemporanii care l-au observat pe Yaguzhinsky în slujbă au fost unanimi în aprecierile lor: „Un bărbat proeminent, cu o față neregulată, dar expresiv și vioi, cu o manieră liberă, capricios, mândru, era deștept și foarte activ; a făcut într-o zi atâtea câte n-ar putea face altul într-o săptămână.”

Petr Petrovici Konovnitsyn(1764–1822) – asistent al lui Mihail Kutuzov, general adjutant, conte Neobișnuit de curajos și pasionat de treburile militare, Pyotr Petrovici a fost în același timp un excelent lucrător de stat major, extrem de îngrijit, sârguincios și punctual.

Contemporanii l-au apreciat drept „un tip extraordinar de natură rusă”. După retragerea de la Moscova, Kutuzov l-a numit pe Konovnitsyn general de serviciu al cartierului general al armatei ruse, pe umerii căruia a căzut o povară uriașă a muncii organizatorice în armată: furnizarea de muniție și hrană, furaj și medicamente, uniforme și transport. Această numire nu a fost întâmplătoare: Mihail Illarionovici, având în vedere confuzia generală după pierderea Moscovei, avea nevoie de un echilibru și om solid. În plus, Konovnitsyn cinstit părea să-l neutralizeze pe șeful de cabinet L. Bennigsen, care intrigă împotriva lui Kutuzov. Din acel moment, Pyotr Petrovici a devenit primul vorbitor al comandantului șef, toată corespondența de luptă a lui Kutuzov cu liderii săi militari subordonați a trecut prin el.

În 1815–1819 Konovnitsyn a servit ca ministru de război, din 1819 - membru al Consiliului de Stat, șef al instituțiilor militare de învățământ, director șef al Page și al altor corpuri de cadeți și al Liceului Tsarskoye Selo.

Charles Maurice Talleyrand-Périgord (1753–1838) – asistent al lui Napoleon Bonaparte, un remarcabil comandant și om de stat francez. Numele său îi este asociată o epocă întreagă: puterea regală, revoluție, imperiul lui Napoleon, restaurare, revoluția din iulie. Soarta a legat acești oameni timp de 14 ani. Napoleon l-a apreciat pe Talleyrand: „Este un om al intrigii, un om cu o mare imoralitate, dar minte grozavăși, desigur, cel mai capabil dintre toți miniștrii pe care i-am avut.” Talleyrand a devenit deținătorul tuturor ordinelor franceze și aproape tuturor celor străine. În 1807, la apogeul puterii lui Napoleon, Talleyrand s-a întrebat cât va dura triumful împăratului. Fiind un politician sofisticat, Talleyrand a simțit că era timpul să plece și și-a părăsit postul de minister. Diplomatul experimentat nu s-a înșelat când a prezis prăbușirea lui Napoleon. Talleyrand, arătând miracole ale diplomației, i-a convins pe aliați să părăsească tronul nu moștenitorilor lui Napoleon, ci familiei regale - Bourbonii și, regăsindu-se din nou în favoarea, a devenit pentru a treia oară ministru al afacerilor externe și șef al guvernului. .

Alexei AndreeviciArakcheev(1769–1834) - asistent la trei țari - Paul I, Alexandru I, Nicolae I.

A slujit în garnizoana Gatchina, care a fost transferată sub controlul deplin al țareviciului Pavel Petrovici, viitorul împărat Paul I. La una dintre aceste recenzii, locotenentul executiv Arakcheev a fost observat de viitorul împărat. În curând Arakcheev a devenit comandantul palatului, și-a desfășurat îndatoririle cu diligență și diligență - era de serviciu în orice moment al zilei. Sub Paul I, la vârsta de 28 de ani, Arakcheev se ridicase la gradul de comandant al Sankt Petersburgului și primise o stemă baronală, în care, cu permisiunea împăratului, a inscripționat motto-ul: „Trădat fără lingușire. ” Sub Alexandru I, a început plantarea pe scară largă a așezărilor militare, ideea de a crea care îi ocupase mult timp gândurile din 1815, el a concentrat de fapt în mâinile sale conducerea Consiliului de Stat, a Comitetului de Miniștri și a Sa; Cancelaria Majestății Imperiale și a fost singurul raportor al țarului pentru majoritatea departamentelor. Din 1817, în timpul domniei lui Nicolae I, a ocupat postul de comandant șef al așezărilor militare. Arakcheev a refuzat să ia parte la reprimarea revoltei decembriste, pentru care a fost demis de Nicolae I.

Friedrich Engels(1820–1895) – asistent al lui Karl Marx, unul dintre fondatorii comunismului științific. Întâlnirea cu Marx, care a avut loc la Paris în 1844, a marcat începutul unei colaborări creative care a durat până la moartea lui Marx. Engels a participat activ la organizarea și activitățile „Uniunii Comuniștilor”, împreună cu Marx a scris programul Uniunii - „Manifestul Partidul Comunist„și a publicat „New Rhine Newspaper”, în 1849 a participat la o revoltă armată în sud-vestul Germaniei. După ce a primit o moștenire de la tatăl său, Engels i-a oferit asistență financiară constantă lui Marx. Împreună cu Marx, a condus activitățile Primei Internaționale. După moartea sa, a început să publice volume din Capitalul, alcătuind textul final din manuscrisele lui Marx.

Nicolae Konstantinovici Roerich(1874-1947) - artist rus, filozof, om de știință, scriitor, călător, persoană publică, om politic. A pictat aproximativ 7.000 de tablouri și a realizat aproape 30 de opere literare, autor și inițiator al Tratatului internațional pentru protecția lucrărilor artistice și artistice. institutii stiintificeŞi monumente istorice(Pactul Roerich), fondator mișcare internaționalăîn apărarea culturii. La vârsta de 24 de ani, a devenit director asistent al muzeului la Societatea Imperială pentru Încurajarea Artelor și, în același timp, redactor asistent al revistei de artă „Arta și industria artei”. Trei ani mai târziu a preluat funcția de secretar al Societății Imperiale pentru Încurajarea Artelor.

Evgeniy Petrovici Petrov (Kataev)(1903–1942) – asistent al prozatorului rus Ilya Ilf, scriitor. Împreună cu I. Ilf, a scris romanele extrem de populare „Cele douăsprezece scaune” și „Vițelul de aur”. În 1932–1937, Ilf și Petrov au scris feuilletonuri pentru ziarul Pravda, în această perioadă, au călătorit prin Statele Unite, rezultatul căruia a fost cartea comună „One-Storey America”.

Colaborarea creativă a scriitorilor a fost întreruptă de moartea lui Ilf în 1937. Petrov se înscrie în ziarul Pravda și scrie scenarii de film.

În timpul Marelui Războiul Patriotic lucrează ca corespondent pentru ziarele Pravda, Krasnaya Zvezda și Sovinformburo. Distins cu Ordinul Lenin.

Igor VasilieviciKurchatov(1902–1960) – asistent al fizicianului Abram Fedorovich Ioffe, un fizician remarcabil, academician al Academiei de Științe a URSS, primul și pe termen lung lider al programului nuclear sovietic.

Kurchatov a combinat organic talentele unui fizician și ale unui organizator. El a fost ales de academicianul A.F. Ioffe, care a obținut permisiunea de a organiza un departament de fizică nucleară la institutul său și a recomandat ca Kurchatov să fie numit șef al programului atomic - iar acest lucru a determinat în mare măsură succesul rapid al dezvoltării arme nucleare. În 1943, Igor Vasilyevich a fondat și a condus institutul, care mai târziu a devenit cunoscut sub numele de Institutul de Energie Atomică al Academiei de Științe a URSS. Sub conducerea sa, primul ciclotron a fost construit la Moscova, primul reactor nuclear din Europa și primul sovietic. bombă atomică, prima bombă termonucleară din lume, prima industrială din lume centrala nuclearași cea mai mare instalație pentru cercetarea reacțiilor termonucleare controlate. al 104-lea element tabel periodic Mendeleev este numit Kurchatovium în onoarea sa.

Yuri Mihailovici Baturin(născut în 1949) - Asistent al președintelui Federației Ruse, politician rus, om de știință (avocat și politolog), cosmonaut (al 382-lea cosmonaut din lume și al 90-lea cosmonaut al Rusiei), erou al Federației Ruse, secretar al Uniunii Jurnaliştii Federaţiei Ruse.

Din 1993 până în 1994 a lucrat ca asistent al Președintelui Rusiei pe probleme juridice, în 1994–1996 – pe probleme de securitate națională, în 1996–1998 – ca asistent al Președintelui Rusiei. În 1998, a fost numit în funcția de cosmonaut de testare la Centrul de testare a cercetării de stat din Rusia pentru formarea cosmonauților, numit astfel. Yu.A. Gagarin. Din 2000 – adjunct al comandantului corpului cosmonauților pentru cercetare și testare. Acesta este primul caz de numire civil pentru un post administrativ în detașamentul de cosmonauți militari, care este detașamentul TsPK. Din 2008 – membru al Consiliului Științific din cadrul Consiliului de Securitate al Federației Ruse.

M.E. Tarasova,
şef serviciu organizatoric şi administrativ
CJSC NK Rusneftekhim

Există o părere că o persoană între 25 și 30 de ani poate fi asistent. Mulți experți sunt foarte sceptici cu privire la stabilirea unor astfel de limite. Munca care necesită un stres ridicat și o mare concentrare impune cerințe speciale profesionalismului, stabilității psihologice și abilităților de comunicare, care sunt dobândite numai prin cunoștințe, experiență și reputație. De aceea, postul de asistent personal s-a „maturat” în mod semnificativ recent. Concentrându-se pe un set de parametri și caracteristici obiective și subiective, o persoană care a atins maturitatea personală și profesională deplină poate fi considerată un asistent de încredere. Din această perspectivă, împlinirea 30 de ani nu este sfârșitul carierei unui asistent, ci mai degrabă punctul de plecare. Până de curând, reprezentanțele de sex feminin au devenit asistenți personali. Astăzi, un asistent masculin nu mai este o raritate - se distinge prin intenție, determinare și reținere emoțională, are inteligență și capacitatea de gândire strategică. La rândul lor, asistentele sunt mai rezistente la stres, se adaptează mai bine, simt nuanțele relațiilor mai subtil datorită flexibilității lor, găsesc rapid o cale de ieșire dintr-o situație dificilă, sunt atente la detalii și au capacitatea de a asculta și sunt mai mult pacient atunci când efectuează lucrări de rutină. Prin urmare, alegerea unui asistent ar trebui să se bazeze nu pe genul său, ci pe profesionalism și un set de abilități.

Cerințele educaționale pentru un candidat pentru postul de asistent personal nu sunt prea stricte: el poate fi un specialist cu studii superioare în orice domeniu, principalul lucru este prezența altor componente necesare îndeplinirii funcționalității acestei poziții. Cel mai adesea, specialiştii în ştiinţe umaniste - specialişti în domeniul afacerilor din turism, relaţii publice şi suport documentar pentru management, istorici, traducători, jurnalişti, filologi - reuşesc în rolul de asistenţi. Un asistent poate avea o educație tehnică, economică sau juridică - astfel de specialiști au adesea o minte analitică, își demonstrează abilitățile în pregătirea de recenzii, rapoarte sau supravegherea proiectelor și îndeplinesc sarcini de complexitate crescută. Și, desigur, educația care se potrivește cu profilul companiei este întotdeauna binevenită.

În același timp, cerințele pentru experiența de lucru și abilitățile profesionale ale unui asistent sunt foarte mari. Cei care cred că este suficient ca un asistent personal să aibă abilități de secretariat - să cunoască o limbă străină, să folosească un computer, să aibă experiență în redactarea scrisorilor de afaceri și furnizarea de călătorii de afaceri, rezervarea biletelor și organizarea de întâlniri de afaceri - greșesc. Pe lângă toate cele de mai sus, asistentul trebuie să:

Posedă o minte analitică și abilități de gândire logică sistematică;

Să ai o memorie bună, să ai reacții rapide;

Fii muncitor, rezistent, rezistent la stres;

Să aibă o perspectivă largă, un discurs competent;

Să fie capabil să-și asume responsabilitatea;

Să ai bun gust;

Fii loial intereselor corporative și intereselor personale ale liderului tău.

Este necesar să remarcăm o astfel de nuanță a vieții unui asistent personal al unui director ca viața personală. E.V știe despre asta. Mayorova, Director HR al PRIME DEVELOPMENT

Un asistent manager, ca orice persoană, are dreptul la intimitate. Dar puțini oameni reușesc să mențină un echilibru între muncă și viața personală. Rezolvarea sarcinilor stabilite de manager necesită o cantitate colosală de efort și timp și, între timp, cercul propriilor cunoștințe devine semnificativ mai mic datorită angajării constante. Treci număr mare timp, iar de dimineață până dimineață trebuie să rezolvi problemele altora. Linia dintre muncă și viața personală devine invizibilă și ciclu de viață acceptabil pentru majoritatea oamenilor - 8 ore de somn, 8 ore de muncă și 8 ore de divertisment și odihnă - nu este implementat în nicio zi a săptămânii. În cele mai multe cazuri, aceasta se termină într-o relație non-business. Oferte de la angajatori pentru un post vacant de secretar-asistent și asistent executiv bine plătit se găsesc adesea pe site-uri web și în mediile de angajare specializate, dar sunt destul de puține persoane dispuse să ocupe această funcție. Diverse povești din romane de femei despre fete care se gândesc și încearcă să-și aranjeze viața personală la locul de muncă ne convinge că acest lucru este posibil. În ce condiții poate fi întruchipată o intriga dintr-un roman pentru femei viata reala, poate fi imaginat din observațiile de viață ale colegilor, prietenilor care lucrează în aceste posturi, vizionarea site-urilor agențiilor de recrutare pentru căutări de locuri de muncă. De exemplu, atunci când un manager caută intenționat un referent cu un anumit set de calități pentru a îndeplini nu numai sarcini standard din fișa postului, ci și pentru alte funcții, adesea de natură non-business. Această tradiție, care a venit în țara noastră din Occident, a devenit larg răspândită în Rusia încă din vremea perestroika. în prezent atinge cel mai înalt vârf de popularitate.

De asemenea, este obișnuit ca un asistent, după prima lună de muncă, să se confrunte cu pretenții din partea directorului care nu coincid cu cele ale sale. valorile vieții si principii. Se întâmplă, desigur, că principiile de viață ale asistentului se pot schimba și poate apărea simpatia reciprocă. Dar, adesea în această situație, totul nu se termină de obicei doar cu indicii de la manager. Iar în caz de refuz, omisiuni, nemulțumiri publice, observații și demiteri vor urma cu siguranță. Poate exista și o dezvoltare treptată relații de afaceriîntre conducător şi asistent. De-a lungul timpului, oamenii pur și simplu se obișnuiesc unul cu celălalt, întâlnindu-se și comunicând despre probleme de afaceri de-a lungul mai multor luni sau ani de lucru împreună. Finalul in astfel de cazuri are o mare variabilitate: de la enervarea reciproca si despartirea pana la oficializarea relatiei. Oricât de variate sunt poveștile din viața de asistenți, decizia de a atinge un obiectiv de carieră, un anume bogatie materiala, stabilirea unei relații personale cu un manager cu greu poate fi considerată reușită. Cel mai adesea, visele intervievatorului despre o căsătorie de succes cu managerul sunt, de asemenea, nerealiste. Oricum ar fi, nu ar fi greșit să reflectăm asupra experiențelor altor persoane despre referenți asistenți care au trecut deja pe o cale similară. Managerii care aleg un asistent, desigur, caută în primul rând un competent și angajat profesionist, dacă se poate, devotat. Dar, în același timp, aspectul prezentabil este important pentru această profesie, așa că a avea o fotografie în CV este o cerință obișnuită pentru candidații pentru acest post vacant. Și totuși, este îndoielnic că un manager poate fi mulțumit de o persoană care nu este energică și nu este interesată de munca cu perspectiva de creștere și care nu se așteaptă la o cooperare pe termen lung. Oamenii de afaceri sunt responsabili pentru afacerea lor și își stabilesc prioritățile așa cum ar trebui să fie: munca de succes și rezultatele concrete sunt pe primul loc. Prin urmare, solicitanții pentru postul vacant de asistent personal, după o selecție preliminară pe bază de fotografie și CV, trebuie să treacă și la un interviu, care include o discuție despre CV, abilități profesionale, condiții de muncă și nivelul salarial, apoi completând chestionar candidat acceptat, promovând teste psihologice etc. Din cauza stereotipurilor stabilite, se crede că un candidat care aplică pentru postul de asistent manager caută moduri ușoare în viață, în special - cariera de succes, și poate că mizează pe o viață personală de succes. Totuși, după cum arată experiența, în realitate așteptările asistentului și ale managerului coincid rar. Asistenta, adesea o fată tânără, se așteaptă la schimbări globale nu numai în cariera ei, ci și în viața personală datorită vârstei sale și, de regulă, managerul are planuri complet diferite. Semnele de atenție, complimentele și un manager sunt percepute de asistent ca o potențială ofertă pentru o relație pe termen lung. Faptul că managerul se sătura de rutina de afaceri și probleme familiale iar uneori vrea să se distreze. Liderul nu are planuri de anvergură pentru relații pe termen lung. Și dacă cariera asistentului nu funcționează, ceea ce se exprimă în absența unei mutari într-o altă poziție în primii doi sau trei ani de muncă, este mai bine pentru el să părăsească pur și simplu compania.

Directorul general al unei firme de consultanță mi-a împărtășit odată cum vede un asistent ideal printre calitățile cerute, a indicat că ar trebui să aibă; calitati personale precum bunătatea și receptivitatea, inteligența, atenția. Relațiile informale au fost, de asemenea, implicate aici. Potențialului asistent i se oferă de fapt rolul unei a doua soții – pe care managerul îl ascunde de toată lumea.. În această situație, este greu să fii fericit pentru femeie. Dar ea nu se va mulțumi niciodată cu un rol minor. Dimpotrivă, în timp, conflictul emoțional al unei femei asistent devine mai acut, deoarece cu cât durează mai mult relațiile de afaceri și informale, cu atât mai mult fire invizibileși relațiile dintre oameni. Situația devine foarte complicată după nașterea unui copil comun, care familie obișnuităîntărește căsătoria mai mult decât o distruge, ceea ce nu se poate spune despre situația de conviețuire nerostită, ascunsă de obicei de prieteni, rude și soție. Adesea, asistenților li se atribuie multe responsabilități care nu sunt complet legate de fișa postului. Efectuarea „îndatoririlor extinse” îi obligă pe asistenți să petreacă o cantitate nelimitată de timp cu managerii, rezolvându-și treburile, inclusiv cele personale. Totul ar fi bine dacă nu ar fi imersiunea excesivă în treburile managerului, care creează în asistent iluzia unei încrederi deosebite, iar în manager formează un complex de interes personal în asistent ca un extrem de; persoana necesara. Astfel de relații de încredere sporită pot crea un sentiment de atașament la o femeie și uneori contribuie la apariția dependenței de lider. Într-o astfel de situație, rezultatul poate fi rău. După cum arată practica, nu numai un asistent poate depinde de manager. De asemenea, un manager poate deveni dependent de asistentul său și chiar poate suferi de acest lucru. Adesea climatul moral și psihologic al întregii echipe depinde de asistent. În primul rând, acesta îl privește pe referent, care este strâns legat de manager nu numai prin afaceri, ci și prin relații informale. Sunt cunoscute cazuri când toate contactele cu managerul au fost limitate la asistentul său, și apoi, fără a avea relații bune cu un asistent, este imposibil să obții nimic - nici o întâlnire cu managerul, nici deciziile sale pozitive sau rapide, care sunt extrem de necesare în afaceri. Managerul este dependent de starea de spirit a asistentului, iar acest lucru are un impact decisiv asupra tuturor angajaților. Într-un astfel de mediu, echilibrul psihologic al echipei este perturbat. De teamă să nu cadă sub mâna fierbinte a unui asistent și apoi a unui manager, angajații încearcă să ascundă starea reală a lucrurilor din companie și sunt obligați să denatureze faptele, ceea ce afectează negativ rezultatele companiei în ansamblu. Și dacă la început toată lumea este mulțumită de toate, apoi mai târziu se pot întoarce la manager nu cu victorii, ci cu probleme în afaceri. Nu orice asistent reușește să joace rolul de asistent și de iubit în același timp - managerul ar trebui să se gândească la asta deja la stadiu inițial relație informală cu asistentul dvs. Răcirea în relații, tipică pentru majoritatea romante de birouîntre manager și asistentul său, apare întotdeauna la un moment dat, uneori complet neașteptat pentru ambele sau pentru una dintre părți. Durata perioadei de comunicare de afaceri și non-business, inițierea asistentului în secretele „curtei de la Madrid” variază pentru toate „cuplurile” (în cea mai mare parte de la un an la patru ani). În acest timp, viața personală se amestecă cu munca, ca un cocktail într-un mixer. Ce să fac? Întrebarea este una originală rusă, adesea pusă atunci când o persoană se confruntă cu o problemă complexă. Dar o problemă serioasă este evidentă aici: există o „acreție” a unei persoane și a intereselor sale și, poate, absolut inutilă. Direcția minoră de dezvoltare a unor astfel de romane este trăsătură caracteristică viața personală a unui asistent manager. Grija pentru un lider începe din cauza nevoii primordiale feminine de a avea grijă, care se dezvoltă treptat într-un obicei. Și ceea ce este cel mai neplăcut este că acest obicei devine o piatră de poticnire, trăgând treptat asistentul în mlaștina unei relații fără viitor concret. Și apoi urmează pierderea simțului responsabilității pentru destinul cuiva și o dependență prost ascunsă de lider – reprezentantul” puternic al lumii acest." Cei care au reușit să se căsătorească cu șeful lor și să facă o carieră strălucitoare datorită patronajului soțului lor de afaceri sunt puțin raportați în presă, tocmai pentru că acest lucru se întâmplă destul de rar în viață. Dar totuși, asta se întâmplă! Un cunoscut de-al meu, directorul general al unei firme de avocatură, a încercat odată să-mi demonstreze că totul este posibil în viață... Relația lui cu asistentul personal s-a încheiat cu succes pentru amândoi, dacă se poate lua în considerare asta, desigur. S-a căsătorit cu un tânăr asistent, părăsindu-și familia anterioară. Opinia lui a sunat în urechile mele ca un clopoțel de alarmă: „trebuie să încerci totul în viață: să-ți deschizi propria afacere, să-ți schimbi soția dacă apare o astfel de nevoie și, dacă este posibil, să-ți schimbi patria plecând în străinătate. ” Și dacă, poate, toată lumea este de acord cu opinia despre „încercarea stiloului” în domeniul deschiderii propriei afaceri, care se încadrează bine în principiile de viață ale oricărei personalități mature, atunci în problema schimbării soției și a patriei, cred va fi o discuție largă, și vor fi adversari la această opinie vor fi mult mai mult decât apărători. Deci, acum tânăra lui soție conduce o nouă și mai complexă linie de afaceri - producția de tricotaje. Se trezește înaintea soțului ei, este la serviciu de la opt dimineața și se întoarce acasă abia seara târziu, pe la zece. Se dovedește că doar asistenții foarte energici și harnici, gata să se alăture rândurilor femeilor de afaceri constant ocupate, care lucrează foarte intens, 12-14 ore pe zi, pot spera la această căsnicie cea mai reușită.

Și totuși, pentru oamenii de afaceri ruși, propunerea în căsătorie cu propria lor secretară nu este deloc un pas tipic, la fel ca pentru colegii lor străini. Visul fetelor și femeilor care aplică pentru funcția de asistent director cu scopul unei căsnicii de succes este asemănător cu visul de a obține un câștig mare într-un cazinou: totul depinde de modul în care aterizează cipul. Cu toate acestea, conform observațiilor, doar oamenii foarte bogați și bogați merg la cazinouri pentru a juca mai des pierd decât câștigă și nu le pasă - nu devin mai săraci; Și când miza este propria bunăstare, ca în cazul unei asistente care nu și-a găsit un „adăpost” vital în rolul soției legale și a aliatului propriului lider, poate că nu merită riscul? Dragostea la începutul unei piese corporative nu trebuie să se termine căsătorie fericităîn finalul său.

(„Secretar-referent” nr. 10 2007)

Cum ar trebui să fie un asistent executiv profesionist?

Portretul unui asistent manager. Cum ar trebui să fie.

Asistent manager este un angajat indispensabil unui manager. Îndeplinește atât de multe funcții și are puteri atât de mari încât devine de fapt a doua persoană din companie. Este aproape imposibil să-și formuleze pe deplin responsabilitățile de serviciu. Un asistent personal este un subtip separat în ierarhia specialităților administrative. Pentru fiecare angajator, idealul unui asistent este diferit, dar există o constantă - fiecare are nevoie de un asistent de încredere, dedicat și responsabil, capabil să-și asume toate sarcinile organizatorice și informaționale, eliberând managerul de pierderea timpului și rezolvând cu pricepere standard și non -probleme standard.

Înainte de a sublinia diferențele, să definim tipurile de posturi administrative. Este important să înțelegem despre ce fel de profesionist administrativ vorbim și ce funcții îi sunt atribuite.

Asistent de afaceri (BA)(asistent personal (PA), asistent personal) - necesar managerului sau proprietarului marilor companii. Se supune numai liderului său.

O persoană „aproape de împărat”, mână dreaptă, confident, „șef adjunct”. Planifică planul de lucru și programul, calendarul de afaceri, „link” cu lumea exterioară. Poate fi ghid, traducător, dădacă, administrator de casă, prognozator meteo, motor de căutare, agent de turism, știe să ia decizii în mod independent.

secretar adjunct– necesar unui manager cu un personal al companiei de până la 50 de persoane. Se supune liderului. Combinarea funcțiilor de secretar cu funcțiile parțiale ale unui asistent manager. Efectuați instrucțiuni simple de la manager.

Manager de birou– necesar companiilor mijlocii cu un personal de 30 de persoane sau mai mult. Raportează atât directorului, cât și managerilor de top. Responsabil cu logistica biroului, menține documentația primară și poate îndeplini funcțiile de secretară (întâlnirea oaspeților, efectuarea de apeluri, fluxul de documente).

Secretara de receptie– obligatoriu pentru firmele cu un personal de 50 sau mai multe persoane, cu un număr mare vizitatori. Raportează către directorul administrativ, asistent manager, director de birou, echipa de conducere. Îndeplinește sarcini tehnice: întâlnire cu invitații, ceai/cafea, apeluri, interacțiune cu curierii/soferi.

În descrierea posturilor administrative, în ciuda asemănării responsabilităților, există o diferență principală: sarcina principală a secretarului este de a gestiona fluxul de informații, iar sarcina principală a asistentului personal este de a gestiona productivitatea managerului.

CE TREBUIE SĂ PUTEA ȘTI UN ASISTENTOR PERSONAL?

Pentru a corespunde cel mai bine unui nivel înalt de leadership, PA trebuie să aibă anumite abilități, calități și abilități, un tip de caracter și, poate cel mai important, un tip de personalitate special. Deci, ce ar trebui o „orchestră cu un singur om”, acest „ soldat universal” și „gadget multifuncțional”?

Abilități profesionale:

mentinerea documentatiei;
managementul timpului;
organizare de evenimente de lucru;
munca ca adjunct (functii de persoana a doua);
alfabetizare financiară;
conducerea secretariatului;
menținerea contactelor de afaceri;
suport de călătorie;
lucrează ca traducător;
gestionarea afacerilor personale ale managerului (suport personal)

Să le aruncăm o privire mai atentă.

Mentinerea documentatiei:

lucrul cu documente este pregătirea competentă din toate punctele de vedere a scrisorilor de afaceri, actelor, declarațiilor, contractelor, comenzilor, rapoartelor diverse etc.;
dacă este cazul, redactarea scrisorilor și lucrărilor întocmite de șef, emiterea ordinelor, pregătirea prezentărilor și proiectelor de documente;
lucrul cu corespondența: sortarea corespondenței șefului după importanță și urgență, știind unde să trimită scrisorile, cine ar trebui să răspundă la ce, de la cine să întrebe cu grație și de la cine să ceară strict.

Managementul timpului:

întocmirea și planificarea unui program, prioritizarea sarcinilor, urmărirea programelor;
înregistrarea sarcinilor și reamintirea managerului despre acestea, informarea despre termene limită, întâlniri, călătorii și alte evenimente de afaceri;
organizarea optimă a zilei de lucru a managerului;
planificarea propriului timp de lucru.

Organizarea evenimentelor de lucru:

pregătirea de întâlniri, negocieri, conferințe, prezentări care necesită participarea managerului;
păstrarea proceselor-verbale, trimiterea de notificări și scrisori de invitație participanților la eveniment, furnizarea de informații despre rezultatele întâlnirilor;
organizarea de călătorii de afaceri.

Lucru ca adjunct (funcții la persoana a doua):

să aibă cunoștințe perfecte nu numai despre cunoștințe și abilități profesionale de bază, ci și să aibă anumite cunoștințe în diverse domenii;
capacitatea de a gestiona: organiza angajații (inclusiv oficialii de top ai companiei), influența șefii de departamente și monitorizează implementarea sarcinilor;
supravegherea proiectelor individuale de afaceri;
rezolva în mod independent unele probleme de afaceri (de exemplu, despre organizarea anumitor întâlniri);
să fie un reprezentant al managerului la evenimente de afaceri, să-și exprime poziția și să răspundă la întrebări;
acționează în numele șefului, să fie capabil să negocieze și să negocieze corect;
acționați cu hotărâre, nu vă fie teamă să vă asumați responsabilitatea.

Conducerea secretariatului:

stabilirea sarcinilor pentru șoferi și curieri, efectuarea de achiziții pentru evenimente, combinarea funcțiilor unui manager de birou;
întocmirea de acorduri cu furnizorii, contactând autoritatea potrivită pentru a rezolva cu promptitudine problemele suport tehnic procesul de lucru;
suport de viata pentru biroul managerului si zona de receptie.

Mentinerea contactelor de afaceri:

să poată gestiona fluxurile de informații (să știi cine și când poate fi conectat/transmis șefului, care poate fi schimbat la o altă persoană responsabilă și aproape întotdeauna să ia aceste decizii în mod independent);
fii la curent cu toate evenimentele din companie;
protejați managerul de contacte inutile fără a deteriora imaginea șefului și a companiei;
rezolva orice probleme in cel mai scurt timp posibil - si intotdeauna cu un rezultat pozitiv;
Felicitează clienții companiei și menține legătura cu aceștia.

Suport de călătorie:

organizare de afaceri și călătorii pentru directori (vize, rezervare bilete de cale ferată și de avion, transferuri, hoteluri);
organizarea celei mai complexe logistice de zboruri si charter in ambele directii;
cunoștințe personale cu directorii companiilor aeriene;
aranjamente de călătorie: de la achiziționarea biletelor, comandarea transferurilor, cinele până la alegerea cadourilor. Fiecare excursie este insotita program specific, scrierea unui „script” pentru călătorie - de la întâlniri și evenimente până la ora exactă a cinei într-un restaurant conform unui meniu specific;
controlul contractorilor și serviciilor din alte țări;
monitorizarea atentă a prețurilor pentru închirierea de mașini de lux, iahturi, avioane de afaceri, posibilitatea de a negocia reduceri.

Lucrează ca traducător:

traduceri la intalniri de afaceri;
traducere scrisă a documentelor;
efectuarea corespondenței de afaceri într-o limbă străină.

Managementul afacerilor personale ale managerului (suport personal). Un asistent personal este numit „personal” dintr-un motiv: funcționalitatea sa include rezolvarea nu numai a sarcinilor de lucru, ci și a sarcinilor personale ale managerului.

trebuie să navigați în diferite zone de servicii de lux – de la restaurante la cadouri;
în cazul în care managerul are copii, monitorizează munca bonelor/profesorilor/tutorilor, monitorizează prezența la cluburi/secții/clase;
organizarea recreerii - de la recomandări ale țărilor și locurilor până la controlul zilnic al alimentelor și mișcării (inclusiv organizarea de călătorii cu avioane, avioane de afaceri, iahturi, nave);
organizarea continutului case de tara, interacțiunea cu personalul de service;
organizarea de evenimente medicale (înregistrarea pentru examinări preventive, organizarea operațiunilor, cercetări, tratament, monitorizarea luării la timp a medicamentelor prescrise);
cunoaștere excelentă a mărcilor de lux și a mărcilor de îmbrăcăminte/încălțăminte/accesorii - haute couture, prêt-à-porter, interacțiune cu creatori de modă celebri și case de modă străine, lucrul cu măsurători personale;
cunoașterea celor mai buni sculptori, artiști, anticariați ruși, deoarece adesea trebuie să le cumpărați lucrările cadou;
organizarea hobby-urilor sportive ale sefului: echipament la comanda dupa masuratori personale, achizitie ultimele colecții accesorii;
monitorizați deschiderea de noi restaurante, terenuri de golf, curse de mașini sport, programe de curse și evenimente emblematice cheie;
organizarea unui sprijin similar pentru rudele șefului, părinții, prietenii, partenerii acestuia etc.

Ce calități au cei mai buni asistenți executivi?

Devotament absolut– 22%. Cea mai importantă calitate pentru lideri a fost loialitatea. Loialitate, munca pentru o idee, nu pentru bani, capacitatea de a citi gândurile unei persoane întâi, de a identifica prin telefon stare rea de spiritșefu, nu acordați atenție nemulțumirii care vi se adresează atunci când iritarea acumulată se revarsă din cauza iresponsabilității subalternilor, necinstei partenerilor, problemelor cu rudele, vremii nepotrivite etc.

O trăsătură distinctivă a unui asistent loial este dorința sinceră și constantă de a ajuta, chiar dacă soluția la o anumită problemă nu este specificată în contract.

Prin urmare, managerii, deplasându-se orizontal sau vertical pe parcursul carierei, iau adesea cu ei un asistent personal, cu care au o relație de lucru specială.

Performanţă– 20%. Responsabilitate, punctualitate. Ceea ce este important aici este executarea precisă a sarcinii fără inițiativă, inițiativă sau părere personală. Dificultate: există o singură încercare de a auzi și înțelege sarcina și un minim de timp pentru a o face clar; nimeni nu o va repeta de doua ori.

Inteligența– 19%. Aceasta este o poziție proactivă și capacitatea de a ține degetul pe puls, de a menține o conversație cu partenerii despre situația politică și economică actuală din țară și din lume, capacitatea de a înțelege cum funcționează cutare sau cutare inovație tehnică, capacitatea de a multitask, inventivitate, reacție rapidă în situații atipice, ingeniozitate, inteligență, minte analitică.

Abilitatea de a stoca informații– 13%. Gradul de încredere într-un asistent personal este, de regulă, foarte mare: îi sunt încredințate carduri de plată și coduri PIN, diverse informații confidențiale, asistenții participă la rezolvarea problemelor din viața personală a managerului. Cheia încrederii este menținerea subordonării, abilitățile de ascultare și păstrarea confidențialității.

Contacte– 11%. Conexiuni, baza de date a persoanelor/organizațiilor potrivite. Important întâlniri personale cu manageri de restaurante, centre de iaht și companii aeriene, hoteluri, fundații, cluburi VIP - acest lucru face posibilă rezolvarea rapidă și eficientă a problemelor șefului.

Abilități de comunicare– 8%. Mobilitate, eficiență, adaptabilitate, capacitatea de a găsi limbaj comun cu oameni complet diferiti ca statut. Un asistent personal este considerat pe bună dreptate un geniu al comunicării. Poate câștiga favoarea aproape oricărei persoane, poate pune o persoană nepoliticosă în locul lui, poate rezolva orice conflict și, în același timp, rămâne o persoană fermecătoare și respectată.

Workaholism– 5%. Abilitatea de a lucra activ în orele neregulate.

Iniţiativă– 2%. Inițiativa este o trăsătură stabilă de personalitate cu o dorință conștientă și hotărâtă de a implementa sau transforma ceva. Managerii au remarcat că inițiativa asistentului interferează cu procesul de management și aduce disconfort șefului, deoarece dacă un asistent își poate organiza șeful, își poate apăra poziția în comunicarea cu el, poate fi convingător și constructiv, atunci nu este clar cine este șeful.

Sarcina asistentului nu este dorința de a deveni o unitate de afaceri de succes cu idei, ci dorința de a ajuta managerul executând cu precizie comenzile și implementând inițiativele sale.

Aspect. Pentru majoritatea managerilor, aspectul nu este important - mai degrabă, dimpotrivă: ei încearcă să evite asistenții strălucitori, „decorativi”, care vor arăta comici într-o afacere serioasă cu clienți respectabili. Mențiuni despre aspectul „prezentabil” se găsesc într-un anunț din zece. Cel mai adesea, astfel de posturi vacante provin de la firme mici. În posturile vacante de asistenți personali ai proprietarilor în companii mari Nu se menționează aspectul.

Portretul unui asistent, conform managerilor, este un interpret dedicat, rezonabil, moderat sociabil, nu vorbăreț și eficient.

Ce calități personale ar trebui să aibă un asistent:

capacitatea de a asculta, a simți starea de spirit;

Ei spun o poveste că, pe vremuri, înainte de a acorda o zi liberă unui angajat, un șef i-a spus să planteze șapte tufe de trandafiri sub ferestre, să spele podelele, să plivit paturile, să măcine cafeaua timp de șapte săptămâni și multe altele. Cine știe, poate că mint. Este cu mult timp în urmă.

„Competența este capacitatea de a descoperi și de a satisface gusturile personale ale superiorilor” (Laurence Peter).

Dar când vine vorba de tufe de trandafiri, oamenii sunt încă împărțiți în două categorii: primul merg cu respect în grădină, iar al doilea încearcă să-și dea seama ce a vrut să spună cu adevărat șeful.

Interpretarea instrucțiunilor șefului este o artă, dar poate și trebuie învățată. Orice sarcină de producție trebuie abordată în mod conștient. Și acest lucru este valabil și pentru directivele sacre ale șefului: cel mai bun succes îl obțin uneori cei care citesc printre rânduri și interpretează corect instrucțiunile superiorilor lor.

Util atunci când întrebarea „De ce?” înaintea tuturor „Cum?”, „Când?” și „Ce se va întâmpla cu mine pentru asta?”, dar nu este necesar (și uneori chiar dăunător) să îi adresezi direct șefului această primă întrebare. În mod ideal, scopul este să înveți să lucrezi în mod proactiv, renunțând la sarcinile evident inutile, dar în același timp fără a te răni pe tine și pe afacerea ta.

O să-mi dau seama singur

Într-o zi, m-am furișat să iau prânzul cu Tanya. Am studiat împreună, apoi am apelat la calea jurnalismului, iar ea a trecut cu încredere prin viață ca asistentă a directorului general al unei mari agenții de turism. Mâncarea caldă nu fusese încă adusă, iar telefonul ei mobil striga deja insistent din poșetă.

Tanya a deschis jurnalul cu viteza fulgerului și a început să scrie ceva, repetând din când în când: „Da, voi face totul! După ce a scris două pagini, a încheiat conversația și a cerut încă un minut pentru a-și pune notele în ordine.

A citit-o cu atenție timp de aproximativ 10 secunde, apoi a tăiat o treime bună din puncte și a marcat jumătate din cele rămase cu un plus. Am fost surprins, dar Tanya a punctat repede i-urile.

Când a fost întrebată cum să devină asistent manager, ea a răspuns că a fost ghidată principiu simplu: Înainte de a începe o sarcină, ar trebui să vă întrebați de ce este necesară. Răspunsul la acesta transferă automat un număr de instrucțiuni în lista de instrucțiuni opționale.

Să zicem, dacă șeful cere să facă o analiză de preț între mai multe companii din regiune, atunci probabil că urmează să renoveze sediul, dar nu este încă pregătit să-i spună despre asta. Nu este gata - și nu am nevoie, a ghicit ea însăși.

Are și o prietenă la o agenție de construcții care va găsi cel mai bun birou pentru cel mai bun pret, ceea ce înseamnă că analiza nu este necesară (principalul este să vă formulați corect propunerea). Rezultatul este minus câteva ore de muncă minuțioasă.

Cum să devii asistent manager: portret psihologic

Asistent personal al managerului - profesie pe în acest moment destul de solicitat. Acest lucru se datorează în primul rând dezvoltării unei economii de piață, deoarece în condiții de concurență acerbă starea financiară a oricărei companii depinde de deciziile de management corecte și oportune.

Succesul unui director depinde în mare măsură de aptitudinile, abilitățile de gestionare a afacerii și calitățile personale ale mandatarului. Un asistent manager, ale cărui responsabilități variază foarte mult de la chestiuni banale de birou până la decizii operaționale, va deveni un angajat indispensabil, „mâna dreaptă” a șefului și, cel mai important, un garant al îndeplinirii sarcinilor atribuite la timp.

Când selectați „ mâna dreaptă„Directorul unei companii acordă adesea atenție nu educației, ci calităților umane personale. Cel mai probabil, se va acorda preferință unei persoane cu experiență mai puțin vastă, dar cu opinii similare, decât unui specialist cu recomandări excelente, dar convingeri de viață diferite.

Un asistent manager, ale cărui responsabilități sunt aproape imposibil de formulat, trebuie să aibă capacitatea de a citi gândurile și de a determina starea de spirit a șefului la prima vedere. Finalizați toate sarcinile, indiferent de specific - acestea pot fi sarcini de natură personală. Dacă ești o persoană sentimentală și iei întotdeauna totul personal, atunci aceasta nu este meseria pentru tine.

Asistentul managerului nu trebuie să acorde atenție nemulțumirii și defecțiunilor șefului. Asistentul trebuie să fie dedicat și loial superiorilor săi. În plus, munca lui recompensă bănească, este motivat de un singur scop - creșterea bunăstării și a competitivității companiei în ansamblu.

Un asistent manager, ale cărui atribuții includ negocierea și încheierea de contracte în absența directorului executiv al companiei, este într-o oarecare măsură chipul companiei. Prin aceasta, concurenții judecă situația, iar clienții și partenerii iau decizii cu privire la cooperare.

Materiale video pe tema articolului

Ce ar trebui să poată face fiecare lider:

Responsabilitatile asistentului personal:

Cum decurge interviul:

Ce altceva de citit

Albuquerque (New Mexico) Sări la navigare Sări la căutare Despre navigatorul portughez, vezi Albuquerque, Afonso d." Orașul Albuquerque...

Bătălia pentru Deir ez-zor, sau cine va primi petrol sirian Principalele evenimente din Siria au loc acum în zona Deir ez-Zor, unde trupele guvernamentale au spart inelul...

Ghicitoare pe cărți - a doua ghicire Cea mai bună ghicire pe cărți Ei iau un pachet de cărți de până la șase inclusiv, îl amestecă bine și îl scot cu mâna stângă spre ei înșiși. Apoi o scot...