Scrisoare oficială către director. Scrisori de afaceri

Acasă

Scrisorile au fost scrise din timpuri imemoriale și continuă să fie scrise până în zilele noastre. Ele servesc ca instrument de comunicare între oameni, ajutând la transmiterea clară a esenței interlocutorului, care a fost motivul pentru care a scris-o. În acest articol ne vom uita la mai multe tipuri de corespondență de afaceri și vom învăța cum să compunem corect scrisori de afaceri. Pentru a compune corect orice scrisoare de afaceri, trebuie să fii capabil să enunți clar esența acesteia și să o structurezi corect. Corespondența de afaceri se desfășoară pe hârtie cu antet aprobată de companie, cu propria dvs. siglă și adresă. În colțul din dreapta sus, completați un antet constând din funcția și numele șefului companiei destinatare. La sfârșitul antetului scrie informaţii scurte despre expeditor. Următoarea etapă a scrierii unei scrisori este scrierea unei contestații. Poate suna diferit în funcție de gradul de familiaritate cu destinatarul. Dacă îl cunoști personal, atunci îi poți adresa astfel: „Dragă Serghei Yuryevich!” Dacă destinatarul

străin

Scrisorile de recunoștință sunt și ele un tip de afacere, dar deja din categoria personalului. Acestea pot fi emise pe antet al companiei sau pe o felicitare. Textul principal ar trebui să includă felicitări adresate destinatarului, indicând evenimentul care a dat naștere scrisorii și enumerând realizările remarcabile ale destinatarului.

Pe site-ul nostru.

Scrisori de recomandare Cel mai adesea, acestea sunt întocmite pentru un angajat al unei întreprinderi în numele managerului. Acestea conțin informații despre cele mai bune calități angajat, meritele și realizările sale. De obicei, în astfel de scrisori, angajatorul anterior este gata să garanteze pentru angajatul său viitorului angajator.

Descărcați aici.

Nu numai organizațiile trebuie să conducă corespondența de afaceri. Când îți cauți un loc de muncă, trebuie și tu să urmezi eticheta de afaceri. Solicitantul trebuie să fie capabil să compună corect un CV și o scrisoare de intenție, în care să fie scrisă o scurtă adresă către angajator, indicând sursa de informații despre postul vacant dorit, numele solicitantului și numărul de telefon al acestuia.

Scrisorile oficiale sunt scrise pe formulare speciale (formulare externe) care respectă standardul. Pentru astfel de formulare a fost stabilit un set de elemente (detalii) obligatorii, care trebuie aranjate într-o anumită ordine.

Forma unei scrisori oficiale este o coală de hârtie cu elemente permanente reproduse în mod tipografic. Putem spune că o scrisoare oficială constă dintr-un „cadru” al scrisorii și al textului principal și conține, pe lângă textul principal, informații despre destinatar (expeditor): numele complet și prescurtat al organizației, poșta și adresa telegrafică, numerele de telefon, fax și teletip, numărul acelei litere sau telegramele care au servit drept bază pentru corespondență și multe altele. Formele pot fi fie unghiulare (centrate sau steag), fie cu o dispunere longitudinală a detaliilor.

Designul formei, care respectă principiile esteticii tehnice, are un efect pozitiv asupra percepției conținutului său. De exemplu, având în vedere că este mai ușor pentru ochiul uman să fixeze partea superioară a oricărui obiect, la întocmirea documentelor, partea superioară a acestora ar trebui să fie mai saturată.

Standardele pentru formularele de eșantion stabilesc formatele și dimensiunile câmpurilor documentelor care fac parte din sistemul de documentare unificat, precum și cerințele pentru construirea grilei structurale a formularului de eșantion, un set de detalii și regulile de amplasare a acestora. Documentele incluse în sistemele de documentare unificate constau din trei părți principale, care sunt situate în zone clar delimitate. Această „geometrie” a documentului asigură viteza necesară de percepere a textului său.

Detaliile sunt caracteristici obligatorii stabilite prin lege sau regulamente pentru anumite tipuri de documente. Compoziția și aranjarea detaliilor privind formele documentelor organizatorice și administrative trebuie să respecte GOST R 6.30 - 2003.

Stabilirea unui standard pentru un formular șablon, care, la rândul său, determină cerințele pentru formularul unei scrisori oficiale, este cauzată de necesitatea de a unifica procesul de înregistrare a acesteia, ceea ce permite:

Organizarea producției centralizate de antet;

Reduceți costul lucrărilor de dactilografiere;

Reduceți costurile cu forța de muncă pentru scrierea și formatarea scrisorilor;

Facilitează căutarea vizuală a informațiilor necesare;

Extindeți posibilitățile de utilizare a tehnologiei informatice și organizaționale la procesarea scrisorilor.

Exemplul de formular este baza pentru proiectarea formularelor și șabloanelor pentru toate tipurile de documentație de management. Zona alocată formularelor de eșantion pentru locația fiecărui detaliu corespunde volumului optim al acestui detaliu în caractere tipărite.

Un formular este o colecție de detalii ale unui document. Conform GOST R 6.30 - 2003, documentele pot conține până la 30 de detalii, dar nu este întocmit un singur document cu un set complet al acestora. Pentru fiecare tip de document, componența detaliilor este determinată în funcție de scopul acestuia. Deci, pentru o scrisoare oficială sunt recomandate următoarele detalii:

1) emblema sau marca comercială a organizației;

numele organizației (complet sau prescurtat);

informații de referință despre organizație;

data documentului;

1. titlul textului;

2. numele de familie (sau numele, prenumele și patronimul) și numărul de telefon al interpretului.

Pot fi indicate inițialele dactilografului și numărul de copii, dar nu fac parte din detaliile solicitate. Puteți include următoarele detalii: ID de e-mail (dacă este necesar).

O scrisoare oficială este singurul document care nu poartă numele tipului său. Toate celelalte documente au nume, de exemplu „Ordin”, „Act”, „Decizie”, „Memorandum”, etc.

Conform imaginii GOST R 6.30-2003 a emblemei de stat a Federației Ruse plasate pe antetele agențiilor guvernamentale.

Numele organizației - destinatarul documentului este dat în formă completă și prescurtată, de exemplu, Institutul de Cercetare All-Russian pentru Managementul Documentelor și Afaceri de Arhivă - VNIIDAD.

Trebuie amintit că numele organizațiilor nu pot fi prescurtate în mod arbitrar. Numele abreviate ale organizațiilor sunt formate în trei moduri:

Prin primele litere ale cuvintelor incluse în nume, de exemplu Ministerul Afacerilor Interne (Ministerul Afacerilor Interne). Abrevierile sunt scrise împreună și literele din ele nu sunt separate prin puncte;

În funcție de silabele inițiale ale cuvintelor incluse în nume, de exemplu, Uralmash (Ural Machine-Building Plant);

Într-un mod mixt, atunci când nume abreviate complexe sunt formate parțial din litere inițiale, parțial din cuvinte trunchiate și sunt scrise cu majuscule în prima parte, cu litere mici în a doua, de exemplu VNIIDormash. Astfel de cuvinte sunt scrise și împreună. Numele instituțiilor sunt prescurtate numai dacă numele prescurtat este indicat într-un document oficial (de exemplu, înregistrat în Carta organizației).

LAinformații de referință despre organizație includ, în primul rând, adresele poștale și telegrafice. Procedura și formularul de înregistrare a informațiilor despre adresele poștale și telegrafice ale unei organizații trebuie să respecte Regulile poștale. În al doilea rând, datele de referință includ numere de telefon, numere de fax și numere de cont bancar. Ele trebuie să fie indicate și pe antetul.

Detaliile obligatorii ale scrisorii sunt data, care este plasat în colțul din stânga sus. Data scrisorii este data semnării acesteia. Acesta servește ca o funcție de căutare și este folosit când se face referire la o scrisoare. Datele din scrisoare trebuie să fie formatate digital. Elementele date sunt date pe un rând cu cifre arabe în următoarea secvență: zi, lună, an. De exemplu, data de 25 octombrie 2000 trebuie scrisă ca: 25/10/2000. Dacă o zi sau o lună este indicată printr-o singură cifră, atunci este plasat un zero în fața acesteia. De exemplu, data 12 ianuarie 2000 este scrisă după cum urmează: 01/12/2000. Punctele sunt plasate după două cifre care indică ziua și luna după patru cifre care indică anul, nu este plasat niciun punct (de exemplu, 20/02/2000).

Număr de înregistrare documentul de ieșire - numărul literei și simbolul acesteia - constă de obicei din mai multe părți. În primul rând, se pot nota indicele unității structurale, indicele conform nomenclatorului de cazuri al clasificatorului de corespondenți, executori, iar ultima parte va fi numărul de ordine al scrisorii de ieșire, de exemplu nr. 2/16 -2955 sau 18/275.

Link către numărul de înregistrare și data documentului primit include numărul de înregistrare și data scrisorii căreia i se dă răspunsul și se află sub numărul de înregistrare și data documentului de ieșire. Acest detaliu este prezent doar pe antetul. Compararea datelor de trimitere și primire a scrisorilor oferă o idee despre gradul de eficiență a activității instituției cu corespondență.

În niciun caz, aceste date nu trebuie să fie plasate în corpul scrisorii în sine. Tipul acestui detaliu din scrisoare trebuie să fie următorul: „La nr. 4520/144 din 17 mai 2000”.

Destinaţie - numele și adresa destinatarului scrisorii (numele și adresa organizației, partea structurală a organizației, firma sau prenumele și adresa persoanei căreia i se trimite scrisoarea) - indicate în partea de sus partea dreaptă formă de scrisoare. Aceasta este adresa internă a scrisorii. La destinatar, numele organizației destinatare este scris la caz nominativ. De exemplu:

CJSC „Oxid”

Acest lucru se realizează parțial având în vedere prelucrarea mașinii. Pentru a grăbi executarea scrisorii, dacă se cunoaște numele de familie al persoanei care o va revizui, se recomandă indicarea acestui prenume. Atunci când trimiteți o scrisoare unui funcționar, numele organizației este indicat în cazul nominativ, iar funcția și numele de familie - în cazul dativ. De exemplu:

Kemerovo OJSC „Granit”

Către specialistul șef

UN. Smirnov

Dacă scrisoarea este adresată șefului organizației, numele organizației trebuie să facă parte din titlul postului destinatarului. De exemplu:

Rectorului de la Novosibirsk

academiei de stat

economie si management

prof. Yu.V. Gusev

Semnele de punctuație din adresa internă pot fi omise. Numele organizației, numele și prenumele persoanei căreia i se adresează scrisoarea trebuie scrise așa cum sunt date în corespondența care provine de la această organizație sau în director.

Detaliile „destinatarului” pot include o adresă poștală. Adresa poștală nu este ștampilată pe documentele trimise organizațiilor guvernamentale și corespondenților obișnuiți, în aceste cazuri, este recomandabil să folosiți plicuri cu adrese pretipărite;

Dacă scrisoarea este adresată unui funcționar, indicați mai întâi funcția, apoi numele și parafa, apoi adresa organizației. De exemplu:

Director al CJSC Kristall

G.N. Nekrasov

103030, Moscova,

Strada Skatertny, 22

Dacă scrisoarea este adresată unei persoane private, indicați mai întâi codul poștal și adresa, apoi inițialele și prenumele destinatarului. De exemplu:

630102, Novosibirsk-102,

Sf. Kirova, 76, ap. 12

P.I. Grigoriev

Dacă persoana în numele căreia este scrisă scrisoarea are un titlu academic (grad academic), acesta trebuie indicat înaintea numelui:

acad. A.G. Ivanov

prof. N.G. Kirsanov

Abrevierea textului „gr”. (de la cuvântul „cetăţean”) se foloseşte atunci când persoana căreia i se adresează scrisoarea este considerată subiect al raporturilor juridice civile. În corespondența cu organizațiile și firmele din alte țări, cuvintele „domnul”, „domnul” sunt abreviate ca „domnul”, „domnul”.

Titlu în text ar trebui să reflecte problema principală ridicată în scrisoare și să fie scurt și succint, formulat într-o singură frază. Antetul este plasat înaintea corpului scrisorii. Conținutul scrisorii este exprimat în formă caz prepozițional cu prepoziţia „o” („despre”). Titlul nu este evidențiat cu ghilimele, este scris cu majusculă și începe imediat din marginea stângă a foii. De exemplu:

Despre organizarea comerțului exterior

Cu privire la furnizarea cărbunelui în baza contractului nr. 33-02/567

Despre achiziționarea unei fabrici de cărămidă

Despre invitație

Este indicat ca titlul să nu depășească două rânduri; dacă sunt două rânduri, se folosește un paragraf.

Titlul trebuie scris de executorul direct, care cunoaște conținutul documentului mai bine decât oricine altcineva. Un angajat care sortează corespondența trebuie doar să citească antetul pentru a determina cărei categorii de scrisori îi aparține scrisoarea și unde ar trebui trimisă, ceea ce este deosebit de important în cazurile în care adresa nu indică persoana anume căreia îi este adresată scrisoarea. În plus, o privire rapidă la antet îl poate scuti pe angajat de a fi nevoit să citească întregul e-mail.

Nu este recomandat să folosiți cuvintele „referitor” sau „preocupări” în titlu. De asemenea, nu trebuie să scrieți „la obiect”, deoarece această expresie este acceptată în practica juridică. Este destul de potrivit, de exemplu, într-o scrisoare adresată departamentului de poliție:

Către sef

sectia de politie

districtul Kirovsky

Novosibirsk G.V. Sidorov

în cazul gr. Kruglova A.A.

Principalele detalii ale unei scrisori de afaceri sunt: text . Lungimea maximă a unei linii standard a unei scrisori oficiale este de 64 de caractere tipărite, care este de aproximativ 17 cm. De obicei, o linie conține 60-62 de caractere. Alegerea acestei lungimi de linie se explică prin cel mai des folosit format A4, precum și prin faptul că atunci când citim textul, îl menținem, de regulă, la o distanță de 30-35 cm de ochi și unghiul. a sectorului de cea mai bună receptivitate a ochiului uman este de 30 de grade.

Marcarea prezenței aplicației se face dacă la scrisoare se anexează vreun document. În colțul din stânga jos al literei, imediat din câmp, este plasat cuvântul „Atașament”, apoi denumirile documentelor atașate sunt plasate în succesiune numerică indicând numărul de copii și foi. Fiecare nume este situat pe o linie separată. Nu se face nicio înregistrare sub cuvântul „Cerere”. De exemplu:

Anexă: Copie a contractului cu firma Keller, 3 pagini. în 1 exemplar.

O indicare a prezenței unei cereri, al cărei nume este dat în textul scrisorii, se poate face în următoarea formă:

Aplicare: pentru 5 l. în 1 exemplar.

Acest detaliu poate fi pregătit pe antet. În cererea legată nu este indicat numărul de foi. De exemplu:

Anexă: material informativ despre expoziția internațională „SIB-2000” în 3 exemplare.

Documentele însele incluse în cerere trebuie să aibă toate detaliile necesare: denumirea tipului de document, titlul, data, semnătura. În plus, pe aplicații, în colțul din dreapta sus se face un marcaj care indică legătura aplicației cu documentul principal. Dacă cererea este un document independent, aceasta este trimisă cu o scrisoare de intenție.

Recuzită « semnătură » plasat în stânga subtextului scrisorii imediat din câmp. Semnătura include titlul postului celui care semnează scrisoarea, semnătura personală și foaia matricolă a acesteia. Deoarece scrisorile de afaceri sunt scrise pe antet instituțional, numele instituției nu este indicat în semnătură. De exemplu:

Director Semnătura N.K. Sidorov

Două semnături sunt plasate atunci când este necesar să se confirme valabilitatea primei semnături, precum și în documente deosebit de importante, de exemplu, în scrisorile privind problemele financiare și de credit trimise instituțiilor financiare și bancare. Astfel de scrisori sunt întotdeauna semnate de contabilul șef (senior) al întreprinderii.

Atunci când o scrisoare este semnată de mai mulți funcționari, semnăturile acestora sunt plasate una sub alta în ordinea corespunzătoare funcției deținute:

Director al Institutului Semnătura UN. Marchenko

contabil șef Semnătura Da. Volkov

Atunci când o scrisoare este semnată de mai multe persoane care ocupă aceleași funcții, semnăturile acestora sunt situate la același nivel:

Director al OJSC Karelia Director al CJSC Korsar

Semnătura I.V. Petrov Semnătura G.A. Fomin

Toate copiile scrisorilor rămase în dosarele organizațiilor trebuie să conțină semnături originale oficiali. În cazul în care funcționarul a cărui semnătură se întocmește pe proiectul de scrisoare lipsește, scrisoarea este semnată de persoana care își exercită atribuțiile sau de adjunctul acestuia. În acest caz, trebuie indicată poziția reală a persoanei care a semnat scrisoarea (de exemplu, „în exercițiu”, „adjunct”) și numele său de familie. Nu puteți semna litere cu prepoziția „pentru” sau cu o bară oblică înainte de titlul postului.

Semnarea unui document este una dintre modalitățile de autentificare. O scrisoare oficială fără semnătură nu are forță juridică.

Nota despre executorul executor (autorul scrisorii) include numele executorului și numărul de telefon al biroului acestuia și este plasată pe fața scrisorii.

Iată un exemplu de scrisoare de serviciu cu detalii unghiulare:

Numele organizației Destinatar

Denumirea structurii

diviziuni (daca este necesar)

Date de referință

despre organizație

___________№ ______

la nr._______ de la_____

Antetul scrisorii (începe cu „O” sau „Ob”)

Poziția textului Semnătura Inițiale, prenume

Numele (sau numele, prenumele, patronimicul) interpretului, numărul de telefon

Inițialele dactilografului și numărul de copii

ID de e-mail

Scrierea de afaceri este unul dintre principalele instrumente de comunicare în orice afacere. O scrisoare de afaceri bine scrisă va ajuta la crearea unei impresii pozitive asupra companiei. Și o scrisoare scrisă analfabet vă poate distruge întreaga reputație. Am scris deja despre regulile corespondenței de afaceri, acum să ne uităm la exemple specifice de scrisori de afaceri.

Exemple de scrisori de afaceri

Există multe tipuri de scrisori de afaceri - propuneri de afaceri, scrisori de revendicare, scrisori de recunoştinţă, scrisori de refuz, scrisori de intentie, scrisori de garanție, informații și așa mai departe. Principiile compilării lor nu sunt practic diferite unele de altele. Aruncă o privire din nou pentru a evita greșelile.

Exemple de scrisori de mulțumire

Exemplu de scrisoare de garanție

Exemplu de scrisoare de răspuns

Acesta este un exemplu clar a ceea ce poate fi o scrisoare politicoasă care conține un refuz:

Exemplu de buletin informativ

Exemplu de scrisoare de reclamație

Exemple de scrisori în engleză în corespondența de afaceri

Din păcate, nu toată lumea are un nivel ridicat de cunoaștere a limbii engleze. Și adesea managerii sunt oarecum pierduți atunci când trebuie să îi scrie o scrisoare de afaceri engleză. Dacă nici măcar în ruși oamenii nu se pot înțelege întotdeauna în corespondență, atunci despre ce putem spune limba straina? Cea mai bună cale de ieșire în această situație este să cauți litere similare și să folosești expresii potrivite din ele în scrisoarea ta. Iată trei exemple de scrisori de afaceri în limba engleză: o scrisoare de recunoştinţă către client, o scrisoare care clarifică termenii tranzacţiei şi o scrisoare de răspuns la oferta de cumpărare. Fiecare fișier conține o versiune a scrisorii în engleză și traducerea acesteia în rusă.
Descărcați o scrisoare de mulțumire către client în limba engleză.
Descărcați scrisoarea cu termenii acordului în limba engleză.
Descărcați scrisoarea de răspuns la oferta de cumpărare în limba engleză.

Structura unei scrisori de afaceri

O structură clară este o caracteristică esențială a unei scrisori de afaceri. Acesta va ajuta destinatarul să înțeleagă rapid sensul a ceea ce este scris și va reduce timpul necesar pentru a-l citi. O scrisoare de afaceri constă din următoarele părți principale:

1. Titlu (subiectul scrisorii). Titlul scrisorii trebuie să conțină scopul sau esența ei pe scurt. Nu puteți folosi nicio frază abstractă aici. Destinatarului ar trebui să fie clar despre ce este vorba în scrisoare doar pe baza titlului. De exemplu, „Despre modificările prețurilor pentru furnizarea de produse” sau „Propunere de afaceri pentru cooperarea comercială cu compania XXX”.

2. Salutare. Felicitarea „Dragă + Prenume și Patronimic!” este considerată tradițională în scrisorile de afaceri. Cu toate acestea, nu este necesar să folosiți numele. De asemenea, vă puteți adresa destinatarului prin funcția sa: „Stimate domnule director!” Totuși, rețineți că chemarea pe nume reduce oarecum distanța psihologică și subliniază bine stabilit relații de afaceri. Dacă scrisoarea este adresată unui grup de persoane, atunci este acceptabil să scrieți „Stimați doamne și domnii!”, „Stimați parteneri!” și așa mai departe. Folosirea abrevierilor Mr., Ms. sau inițialele este percepută ca lipsită de respect, așa că încercați să o evitați.

3. Declarație despre scopul scrierii scrisorii, esența acesteia și ideea principală. Aceasta este partea principală a scrisorii. Aici scrieți direct despre motivul pentru care scrieți scrisoarea.

4. Propunerile dumneavoastră pentru rezolvarea acestei probleme, recomandări, solicitări, reclamații.Scrisori de afaceri aproape întotdeauna implică o anumită reacție din partea destinatarului (cu excepția scrisorilor pur informative). Prin urmare, este important să descrieți nu numai problema în sine, ci și să oferiți propriile opțiuni pentru rezolvarea acesteia. Dacă scrieți o plângere, atunci cereți să luați măsurile adecvate dacă faceți o ofertă de cooperare, apoi descrieți opțiunile posibile; Pe scurt, destinatarul scrisorii tale nu trebuie să înțeleagă doar „ce” vrei de la el, ci și „cum” îți propui să o implementezi. Atunci va fi o adevărată scrisoare de afaceri.

5. Scurt rezumat și concluzii. La final, putem rezuma toate cele de mai sus. Cu toate acestea, nu este întotdeauna posibil să faceți acest lucru pe scurt. În acest caz, nu merită să scrieți în mai multe propoziții ceea ce ați descris deja în primele două paragrafe. Ține minte asta cel mai bun prieten o scrisoare de afaceri este despre concizie. Prin urmare, în cele mai multe cazuri este suficient să vă limitați la expresiile „Sper pentru o cooperare de succes”, „Aștept răspunsul dumneavoastră pe această problemă” și așa mai departe.

6. Semnătura. O scrisoare de afaceri este semnată cu funcția, prenumele și prenumele expeditorului cu expresia tradițională „Cu respect”. Sunt posibile și alte opțiuni: „Cele mai bune urări”, „Cu drag” și așa mai departe, în funcție de apropierea contactului dumneavoastră cu destinatarul. Expresia „Cu respect” este cea mai universală, așa că dacă aveți îndoieli cu privire la modul în care ar fi mai potrivit să vă abonați, atunci folosiți această expresie și cu siguranță nu veți rata.

De asemenea, ar fi o idee bună să adăugați opțiuni pentru a vă contacta în semnătură: alte adrese de e-mail, numere de telefon de la serviciu, Skype. Beneficiul acestui lucru nu este doar că destinatarul, dacă dorește, va putea să vă contacteze rapid într-un mod convenabil pentru el, ci și că astfel vă veți demonstra deschiderea și disponibilitatea de a comunica cu destinatarul.

Și nu uitați că o scrisoare oficială este în primul rând un document. Prin urmare, neglijând regulile de pregătire a acestuia, stricăți irevocabil reputația companiei dumneavoastră și a dvs. ca specialist.

Lucrezi în Rusia sau te pregătești să vii aici să lucrezi? Poate că printre clienții și partenerii tăi sunt ruși? Sau pur și simplu locuiți în Rusia și doriți să vă plângeți de angajații băncii... Există multe situații în care este posibil să aveți nevoie să scrieți o scrisoare oficială în limba rusă. Cum să faci asta corect?

Structura și conținutul unei scrisori de afaceri

Structura și conținutul unei scrisori de afaceri, mi se pare, sunt mai mult sau mai puțin aceleași în toate țările. Va exista cu siguranță o adresă („Dragă Mihail Petrovici!”), textul principal, o frază de etichetă la sfârșitul scrisorii („Cu respect”) și semnătura autorului. Dacă acesta nu este un e-mail, ci o scrisoare pe hârtie, atunci vor exista și:

• denumirea firmei în care lucrează autorul, datele de contact ale acesteia, marca comercială;
• denumirea firmei în care lucrează destinatarul, datele de contact ale acesteia, funcția, prenumele și parafa destinatarului;
• data la care a fost scrisă scrisoarea (important: în Rusia scriem mai întâi data, apoi luna, apoi anul);
• semnătura autorului și sigiliul companiei;
• Pot exista și alte detalii (rezoluție, stemă, marca de confidențialitate etc.).

Dar unde ar trebui să fie fiecare recuzită? Acest lucru este înregistrat într-un standard de stat special (de la 1 iulie 2018 - un nou standard de stat). De asemenea, am descris clar structura de bază a unei scrisori de afaceri (doar detaliile de bază) pe blogul meu.

Sunt sigur că știi deja ce să scrii în corpul scrisorii fără mine. Dar cum să scrieți asta în rusă - vom vorbi despre asta în continuare!

Expresii clișee în scrisorile de afaceri

Limba din scrisorile de afaceri este întotdeauna foarte standardizată, iar rusa nu face excepție. Este suficient să înveți clișeele de bază, să înveți cum să le completezi cu cuvintele potrivite - și ești deja un maestru al corespondenței de afaceri!

Vă rugăm să rețineți că scrisoarea poate fi scrisă:
a) in numele societatii:
Firma N. informeaza / multumesc / invita etc. – cea mai formala varianta

B) în numele tuturor angajaților (noi):
Informam, multumim, invitam.

B) din partea mea:
În numele companiei, vă informez, îmi exprim recunoștința și vă invit. – cel puțin versiune formală

Acum să vedem ce clișee sunt acceptate în corespondența de afaceri în limba rusă.

Salutări

1. Stimate domnule Ivanov! / Stimata doamna Ivanova!- varianta cea mai formala (in acest fel te vei adresa doar unui sef foarte mare sau... unui ministru).
2. Dragă Mihail Petrovici! / Dragă Maria Petrovna!– de asemenea, un stil foarte formal. Cel mai adesea în scrisorile oficiale scriem astfel. "Stimaţi domni!" - dacă nu știm numele persoanei căreia îi scriem.
3. Opțiunile mai puțin formale sunt acceptabile în corespondența prin e-mail: „Bună ziua, Mihail Petrovici!”, „Mikhail Petrovici, bună ziua!”, „Mikhail, bună ziua!”. Multe aici depind de gradul de cunoaștere a persoanei și de poziția sa. Dacă nu știți ce opțiune să preferați, copiați-i mesajul. Dar pentru o persoană care este mai în vârstă decât tine sau se află într-o poziție mai înaltă, este mai bine să scrii: „Dragă,...”.

Slogan la sfârșit

• Cea mai comună și de câștig-câștig este „ Cu stimă, ...».
• Dacă scrieți partenerilor, puteți scrie: „ Așteptăm cu nerăbdare o cooperare ulterioară», « Așteptăm cu nerăbdare cooperarea ulterioară" Cooperarea poate fi, de asemenea, „reciprocă benefică” și „fructuoasă”.
• Oameni pe care îi cunoști bine, în e-mail De asemenea, puteți scrie ceva creativ propriu (desigur, dacă nu este o scrisoare formală serioasă).

Link-uri către contacte anterioare pe acest subiect

• Conform + ce?: „după convorbirea telefonică”, „după acordurile noastre anterioare”, „conform legii...”.
• Conform + ce?: „în conformitate cu convorbirea telefonică”, „în conformitate cu acordurile încheiate anterior”, „în conformitate cu legea...”.
• Ca răspuns la + ce?: „Ca răspuns la scrisoarea dumneavoastră”, „ca răspuns la cererea dumneavoastră”, „ca răspuns la cererea dumneavoastră”, etc.

Cauza

• În legătură cu + ce? (creșterea prețului la benzină).
• Din motiv + ce? (creșterea prețului la benzină).
• Având în vedere + ce? (creșterea prețului la benzină).
• Ca rezultat + ce? (creșterea prețului la benzină).
• Din cauza + ce? (creșterea prețului la benzină).

Cerere

• Te întrebăm + ce să faci? (trimite oferta comerciala), te intreb + ce ar trebui sa fac? (trimite oferta comerciala).
• Vă vom fi recunoscători / Vom fi recunoscători: „Vă fi foarte recunoscător dacă ne furnizați mostre...”, „Văm fi recunoscători pentru ajutorul dumneavoastră în organizarea evenimentului.”
• Opțiuni mai puțin formale: „Poți + ce? (trimite o ofertă comercială)”, „Fii amabil/fii amabil + ce ar trebui să faci? (trimite-ne o propunere comercială).”

Intenție

• „Suntem bucuroși să vă invităm...”, „Compania N. are plăcerea de a vă informa...”.
• „Vă informăm că...”, „Vă informăm că...”, „Compania N. vă informează că...”, „În numele societății, vă informez...”.
• „Vă reamintim că…”, „Compania N. vă reamintește că…”.
• „Îți trimitem +ce? (ofertă comercială)”, „Trimit +ce? (cataloage noi)”.
• Gata/De acord + ce să faci?: „Gata să-ți ofer + ce? (cooperare)”, „Ești gata să-ți ofere + ce? (informații despre produs)”, „Compania N. este de acord să vă ofere...”, etc.

Recunoştinţă

„Vă mulțumim pentru...”, „compania N. vă mulțumesc pentru...”, „vă exprimăm recunoștință pentru...”, „în numele companiei vă exprim recunoștința pentru...” + ce? (asistență în organizarea expoziției).

Refuz

„Suntem forțați să te refuzăm + ce? (la livrarea mărfurilor)”, „Ne pare rău să vă informăm + despre ce? (că suntem obligați să reziliem contractul).

Unde mai puteți găsi informații despre corespondența de afaceri în limba rusă?

1. Letterman

Scrisoarea de afaceri este a ta reprezentant oficial. Pe lângă conținut, este foarte important să formatați corect o scrisoare de afaceri, așa cum se știe, „ești întâmpinat de hainele tale”. Să ne uităm la procedura de scriere a unei scrisori de afaceri.

Formă

O scrisoare de afaceri trebuie emisă pe antetul oficial al organizației. Anteturile și subsolurile formularului trebuie să conțină următoarele informații:

• numele organizației;
• adresa fizică a organizației;
• telefon si fax;
• site-ul web și e-mailul.

Formularul poate conține și detaliile organizației și logo-ul acesteia.

Deținerea tuturor acestor informații permite destinatarului să recunoască rapid expeditorul și să trimită o scrisoare de răspuns la adresa corectă.

Câmpuri

O scrisoare de afaceri trebuie să aibă margini: în stânga - aproximativ trei centimetri, în dreapta - aproximativ unu și jumătate. Vă sfătuim să utilizați formulare standard Microsoft Word. Câmpurile sunt necesare pentru eventualele notări pe care le va face destinatarul, precum și pentru depunerea scrisorii într-un dosar de arhivă.

Număr de înregistrare

Numărul de înregistrare al scrisorii, care include data la care scrisoarea a fost semnată de către manager, este necesar pentru confortul dumneavoastră. De exemplu, ați decis să trimiteți o scrisoare unei alte organizații și nu i-ați atribuit o dată și un număr. Și dacă această companie primește câteva mii de scrisori pe zi, cum vei urmări soarta mesajului tău? De obicei căutat după dată și număr. Acest lucru este valabil mai ales pentru agentii guvernamentale. Pe lângă propriul număr de ieșire, scrisoarea de răspuns trebuie să conțină și informații despre numărul scrisorii primite la care este răspuns. Numărul de înregistrare este plasat în colțul din stânga sus al scrisorii. Desigur, în orice organizație, scrisorile primite și trimise trebuie înregistrate cu atenție.

Exemplu:

Ref. Nr 546 din 28 iulie 2008 la intrare. Nr 321 din 25 iulie 2008

Antetul scrisorii

Antetul scrisorii, care conține o contestație adresată destinatarului, este plasat chiar sub numărul de înregistrare și este de obicei formatat după cum urmează: funcția și numele complet al destinatarului sunt scrise în colțul din dreapta sus al scrisorii. Recursul în sine este întocmit în centrul scrisorii și se încheie semn de exclamare. Antetul poate fi îngroșat.

Exemplu:

Director General
SRL „Rassvet”
Miloslavsky P.N.

Dragă Pavel Nikolaevici!

Font

Fontul unei scrisori influențează fundamental percepția acesteia de către destinatar. Fontul nu trebuie să fie prea mic sau prea mare. În același timp, ar trebui să fie același pe parcursul întregii scrisori. Practica standard este să utilizați font Times New Roman cu dimensiunea 12, cu spațiere între rânduri. Dar dacă știți că destinatarul are o vedere slabă, arătați îngrijorare - măriți fontul scrisorii.

Puteți aborda mai creativ alegerea fontului pentru scrisorile personale de afaceri (invitații, felicitări, condoleanțe etc.).

Numerotarea foilor

Numerotarea foilor este deosebit de importantă pentru literele mai lungi de 2 pagini și mai ales pentru cele care conțin atașamente. Când numerotați foile în editorul de text Microsoft Word, vă recomandăm să utilizați funcția „Header/Footer” - „Insert AutoText” - „Pagină”. Nu. de tot.” Acest lucru va permite destinatarului să evalueze corect volumul total al scrisorii și să nu confunde secvența paginilor acesteia.

Numerotarea este plasată în colțul din dreapta jos al foii.

Informații despre artist

Informațiile despre contractant trebuie să fie conținute în toate scrisorile de afaceri semnate de managerii de top ai companiei și șefii de departamente. Acest lucru va permite destinatarului să găsească rapid un specialist specific responsabil cu rezolvarea problemei la compania expeditoare.

Informațiile despre contractant trebuie să conțină numele complet al acestuia (de preferință în întregime, altfel contrapartea dumneavoastră va fi dificil să înceapă o conversație telefonică, care poate fi necesară pentru a clarifica Informații suplimentare) și numărul de telefon de contact - serviciu sau mobil. De asemenea, este recomandabil să furnizați o adresă de e-mail.

Informațiile despre artist sunt scrise chiar la sfârșitul scrisorii, după semnătură. Dimensiunea fontului său ar trebui să fie cu una sau două unități mai mică decât fontul textului principal al scrisorii.

Aplicații

Dacă scrisoarea conține atașamente, acestea se întocmesc pe foi separate. În acest caz, numerotarea foilor poate fi comună pentru întregul document sau separată pentru litera principală și fiecare atașament. Informațiile despre atașamente trebuie să fie conținute în corpul scrisorii principale înainte de semnătură.

Exemplu:

La această scrisoare sunt atașate 2 documente pe 3 file:
1. certificat de recepție pentru lucrare finalizată în două exemplare;
2. facturi.

Cu stimă, contabil șef fabrica de mobilă „Bolsevichka” Vasilyeva N.K.